Alapfogalmai:

  • Bibliográfiai leírás: a dokumentum leíró adatainak meghatározott szabályok szerinti egységes szerkezetben és sorrendben leírt összessége, mely a dokumentum azonosítására, nyilvántartásba vételére és tájékoztatásra szolgál.
    • Teljes leírás: a bibliográfiai leírás olyan változata, amely a leírás számára előírt összes adatot tartalmazza.
    • Egyszerűsített leírás: a bibliográfiai leírás olyan rövidített változata, amelyből meghatározott adatelemeket elhagyhatnak
    • Egylépcsős leírás: ugyanazok az adatcsoportok tartalmazzák a dokumentum egészére vonatkozó közös adatokat, és az adott rész, kötet saját adatait.
    • Többlépcsős leírás: olyan szerkezetű leírás, amelyben a kötetek közös adatait és az adott rész, kötet saját adatait külön adatcsoportok tartalmazzák.
  • Bibliográfiai egység: a bibliográfiai leírás tárgya, maga a dokumentum. Lehet:
    • Könyv
    • Időszaki kiadvány
    • Térkép vagy egyéb dokumentum
  • Bibliográfiai szint: a bibliográfiai egységnek a megválasztásától függ.
    • Monografikusszintű leírás: a leírás tárgya egyetlen részből álló dokumentum, vagy valamely dokumentum egyetlen része
    • Összefoglaló szintű leírás: a bibliográfiai egység több fizikai egységből álló dokumentum egésze, vagy a kötetek egy csoportja
      • Nyitott leírás: a leírás egyes adatai még kiegészítést igényelnek, Ideiglenes jellegű
      • Lezárt leírás: az adatok további kiegészítést nem igényelnek
    • Analitikus szintű leírás: tárgya valamely dokumentum fizikailag el nem különíthető része (pl. könyv egy fejezete)
  • Leíró adatok: azok a bibliográfiai információk, amelyeket a kiadvány közöl magáról az adatforrásokban. Ezek az adatok alkotják a bibliográfiai leírás adatelemeit.
  • Adatelem: a dokumentumról meghatározott információt közlő szó. Hasonlóságuk alapján adatcsoportot alkotnak.

A bibliográfiai leírás általános szerkezete:

  • ISBD/G
    • Rögzíti a bibliográfiai leírás általános szabályait
    • Minden lehetséges adatelemet tartalmaz
    • Valamennyi dokumentumtípusra vonatkozik
    • Dokumentumok bibliográfiai leírását adatcsoportokra osztja
  • Adatcsoportok:
    1. adatcsoport: Cím és szerzőségi közlés
    2. adatcsoport: Kiadásra vonatkozó közlés
    3. adatcsoport: a dokumentum sajátosságai
    4. adatcsoport: Megjelenés
    5. adatcsoport: Fizikai jellemzők (terjedelem, méret, melléklet)
    6. adatcsoport: Sorozat
    7. adatcsoport: Megjegyzések
    8. adatcsoport: Terjesztési adatok

A bibliográfiai leírás általános formai szabályai:

  • Főforrás: az a hely, amelyet az adott adatcsoport leírásakor előnyben részesítünk az össze többi adatközlő hellyel szemben.
    Szabály, hogy mindent úgy kell leírni, ahogyan a kiadvány adatforrásai közlik.

Egyezményes jelek rendeltetése és írásmódja:
Minden adatcsoport és adatelem előtt egyezményes jeleket kell írni.

  • Adatcsoportokat elkülönítő jel
    • Minden adatcsoport előtt, kivéve, ha az új adatcsoportot új bekezdésben kezdjük.
    • Ha valamelyik adatelemet pont zárja le, ez megfelel az egyezményes jel első elemének.
  • Adatelemeket elkülönítő jel
    • Az egyezményes jelek minden adatelem előtt ki kell tenni, kivéve az adatcsoport első elemét.
    • Fontos szabály, hogy szóköz előzi meg és követi őket, kivéve pont, vessző, felkiáltójel és kérdőjel esetén.
    • A zárójel és idézőjel jelpárnak minősül, jelpáron belül nem használunk szóközt.
  • Kiegészítő jelek:
    • Egyezményes jellel jelöljük az adatok forrását: szögletes zárójelbe tesszük az adatot, ha nem a számára előírt főforrásból származik.
    • szövegrész elhagyását jelöli
    • [!] téves adatot jelöl
    • [?] kétes adatot jelöl

A leírás nyelve: a leírást a leírandó dokumentum nyelvén kell elkészíteni.
Transzliteráció: a nem latin írásrendszerben közölt adatokat átírjuk.

  • Transzkripció: fonetikus átírás (kiejtés szerinti)
  • Transzliteráció: betűhív átírás (Mo.-on is ezt használják)
    • Cirill-latin transzliteráció: egy cirill betűnek egy latin betű felel meg, akkor is, ha a cirill betű magyar megfelelője kétjegyű.
    • Görög-latin transzliteráció: egy görög betűnek egy latin betű felel meg, kivétel a théta = th, és pszi = ps.

Adatok írásmódja:

Az adatokat szó szerint, betűhíven kell leírni. Ez legszigorúbban az 1. adatcsoportban érvényesül. Minden adatcsoport első szava nagy kezdőbetűvel írandó.

  • Rövidítések használata: vannak olyan adatok, amelyeket kötelezően rövidíteni kell.
    • Szövegelhagyás (…) ha a leírandó szöveg túl hosszú
    • Adatelhagyás: ha a forrás olyan információt is tartalmaz, melynek leírása nem kötelező.
      pl. több szerzőségnél, ha három szerzőnél több van felsorolva, akkor az elsőt kötelezően leírom és utána [et.al.] (és még mások) kifejezést teszek.
      több megjelenési hely esetén: etc.
    • Szórövidítés: bizonyos adatokat (ha nem gátolja az azonosítást) szabványosan rövidíthetünk.

Leírás előtt:

  • Meg kell határoznunk a dokumentum típusát
  • Ki kell választanunk a megfelelő szabványt
  • Meg kell határozni a leírás bibliográfiai szintjét
  • Összefoglaló leírásnál nyitott vagy zárt leírást kell-e készíteni.