A besorolási adatok közlésmódját az MSZ 3440 jelű szabványok határozzák meg.
A bibliográfiai tétel rendező eleme a besorolási adat, mely meghatározott rangsorban tartalmaz besorolási elemeket, ennek részei

  • Rendszó: a besorolási adatnak az a része, amelyik a rendezés szempontjából elsődleges.
  • Egyéb elem: a név vagy cím szerves része
  • Kiegészítő adat: tájékoztató közlés, mely azonos alakú rendszavakat különböztet
    meg, vagy egyéb információt közöl a besorolási adatról.

Sorrendje lehet:
1.) Rendszó egyéb elem kiegészítő adat
MIKSZÁTH Kálmán (1847-1910)
2.) Rendszó kiegészítő adat egyéb elem
MTA (Bp.) Irodalomtörténeti Intézet

Egységesített besorolási adat: mindig egy kiválasztott formában tartalmazza a személyek, testületek és földrajzi területek nevét, művek címét. Segítségével a katalógus biztonsággal tájékoztat.

Személynév, mint besorolási adat:

A személyneveket mindig egységesíteni kell.

Egységesített név közlésének általános szabályai:

  • Az egységesített név általában az a név, amelyen a személy a működését, tevékenységét kifejti.
    Azokról a nevekről, amelyek eltérnek a kiválasztott egységesített névtől, azokról egységesítő névutalót kell készíteni.
  • Az egységesített nevet mindig teljes alakjában, alanyesetben kell leírni.
  • Az egységesített név elemeit mindig ugyanabban a sorrendben kell leírni, a név rendszónak minősülő eleme az első helyen áll és valamilyen módon ki kell emelni.
  • A névelemek sorrendjének megváltoztatását vesszővel kell jelölni.
  • Az egységesített neveknél ( )-ben kiegészítő adatokat is közölhetünk.
    Ha több kiegészítő adat van, akkor külön-külön ( )-be, vagy egy ( )-be pontos vesszővel elválasztva közöljük.

Európai nyelvek névhasználata:

  • Modern névhasználat: a személynév általában családi név + egyéni névből áll. A modern személyneveknél a besorolási adat rendszava a családnév.
    • Egyszerű családnevek: általában csak két elemből állnak. Pl.
      • NAGY László
      • HUGO, Victor
  • Névelőzékes családnevek: előtagokkal, viszonyszavakkal, névelőkkel kapcsolt nevek. Ha nem egyértelmű, és a közhasználattól eltér a kiválasztott rendszó, akkor egységesítő utalót kell készíteni. (pl. De Gaulle, Charles à Gaulle, Charles de
    • A névelőzék a rendszó része:
      • Ha a névelőzék kötőjellel kapcsolódik a családnévhez, akkor együtt képezik a rendszavakat Pl.
        • LA-ROSA TORO
        • Augustin de
      • Ha minősítő névelőzék kapcsolódik a családnévhez, akkor rendszónak minősül. (San Santo St. St’ Saint, Szent) Pl.
        • SZENT – GYÖRGYI Albert
      • A névelőzék külön szóként kapcsolódik a családnévhez. Ilyenkor a személy nemzeti, nyelvterületi hovatartozásának megfelelően kell megállapítani az egységesített nevet.
        • A névelőzék 1. eleme a rendszónak:
          • Angol
          • Ír
          • Belga
          • Olasz
          • Idegen nyelvű magyar és orosz nevek
        • Minden névelőzék utolsó eleme a rendszónak:
          • Portugál
          • Cseh
          • Szlovák
    • A névelőzék nem a rendszó része:
      • Francia nyelvterületen: minden névelőzék a rendszó első eleme, kivéve de és d’
      • Német nyelvterületen: a névelővel összevont elöljárószó (am, im, vom, zum, zur) a rendszó első eleme, minden egyéb névelőzék (von, von der) az utolsó helyen áll.
      • Spanyol nyelvterületen: minden névelőzék az utolsó helyen áll, kivéve: el la los las
      • Holland nyelvterületen: minden névelőzéket hátra kell venni, kivéve ver.
  • Összetett családnevek: elemei együtt alkotják a besorolási adat rendszavát.
    • Pl. MOHOLY-NAGY László
  • Nemesi nevek és címek: a nemesi előnév és cím általában nem minősül rendszónak.
    Azonos nemesi név esetén a nemesi nevet egyéb névelemként írjuk le
    • Pl. Báthory István, ecsedi
    • Báthory István, somlyói
  • Asszonynevek: a rendszó az a név, amelyen a személy működött.
    • Leánykori név esetén a leánykori családnév a rendszó
    • Férj családnevének használata esetén a férj családneve lesz a rendszó
    • Férj családnevét a saját leánykori nevével használja, akkor együtt alkotja a rendszót.
      Kivétel az amerikai és dél-afrikai összetett asszonynevek, itt a férj neve lesz az egységesített rendszó.
    • Ha a férj teljes nevét és teljes leánykori nevét használja, akkor a férj családneve a rendszó.
    • Nagy szerepe van az utalóknak: pl. Harmos Ilona lásd Kosztolányi Dezsőné
  • Vallási nevek:
    • A pápák és ellenpápák nevét az uralkodók egységesített nevének mintájára kell leírni. Pl. Orbán (pápa) , II. à II. Orbán pápa
    • A szerzetesek nevének egységesített formáját az adott kor névhasználati szokásai, vagy az adott kor névhasználati szokásai szerint kell kiválasztani. Pl. János (minorita) (15. század)
    • A kanonizáltak (szentként, boldogként tisztelt személyek) egységesített neve a katalógus nyelvén használt névalak. Pl. Ferenc, Szent, Assisi
    • Bibliai személyek egységesített nevét a katalógus nyelvén kell leírni. Pl. Ézsiás (próféta)
  • Írói nevek, álnevek: az írói név lesz az egységesített név, az eredeti névről utalót készítünk.
    Ha csak alkalmilag használt álnevet, ez nem lehet egységesített név.

A nem európai nyelvek névhasználata:

  • Arab nevek: a név legismertebb eleme alatt kell besorolni.
  • Kínai nevek: rendszava a családnév
  • Indiai nevek:
    • Csak egyéni név esetén ez lesz a rendszó
    • Ha van utónév, akkor a név legismertebb része lesz a rendszó
  • Héber nevek:
    • Családnév nélküli névben az előnév lesz a rendszó
    • Ha csak egyszerű utónevet használ, ez lesz a rendszó
    • Összetett utónév esetén az összetétel első eleme lesz a rendszó
  • Japán nevek:
    • Csak egyéni név esetén az egyéni név lesz a rendszó
    • Ha családnév is van, akkor ez lesz a rendszó

Testületi név, mint besorolási adat:

Testület:

Minden jogi intézmény, melynek saját hivatalos neve van
Egységesíteni kell: az a név, amelyen a testület kifejti működését, a testület
hivatalos teljes neve.

  • Intézetek, vállalatok, egyesületek: Az egységesített név egésze rendszónak minősül.
    Pl. Vígszínház (Budapest)
    • Ha a testület nevének rész a székhely, ez a rendszó részeként írható le. Pl. Veszprémi Nyomda
    • Ha a székhely utolsó eleme a testületi névnek, és azonosításra nem szolgál, akkor lehet kiegészítő adat.
    • Ha a név utolsó eleme a székhely de a név nélküle csak típust jelöl, akkor a rendszó részeként kell le írni. Pl. Theater in der Wien
    • Ha több nyelven van hivatalos neve az intézménynek, akkor egyet kiválasztunk, a többiről utalót készítünk. Ha az egyik név magyar, akkor ezt kell egységesített névnek választanunk.
    • A mindennapi életben meghonosodott névalakról, illetve a rövidítésekről utalót készítünk.

Nem tartozik egységesített névhez:

    • Névkezdő névelő
    • A testületnek adományozott kitüntetések megnevezése
    • A testület jogállását kifejező jelölések

Kiegészítő adatok:

    • Leggyakrabban a testület székhelye
    • Ha a testület neve nem tartalmazza a testület típusát, akkor ezt is kiegészítő adatként kell leírni
    • Megkülönböztető sorszám (ha számmal van kifejezve)
    • Ha betűvel van a sorszám, akkor egységesített név része
    • Rendezvények sorszámát, megtartásának évét, helyét
  • Államhatalmi és államigazgatási szervek neve:
    • Rendszóként a működési terület nevét, egyéb névelemként pedig a testület módosított nevét kell leírni
    • Az egységesített név 2 részből áll: országnév (rendszó) és a testület neve (egyéb névelem)
  • Alárendelt testületek: valamely testület szervezeti egységei, rendezvényei
    • Az alárendelt testület neve általában tartalmazza a főtestület nevét
    • Ha önmagában is alkalmas a testület azonosítására, akkor lehet egységesített név is, de a teljes névről utalót kell készíteni
    • Rendszó: a főtestület neve és egyéb névelem az alárendelt testület neve:
      • Tudományos akadémiák és felsőoktatási intézmények alárendelt testületei
        (karok, tanszékek)
      • A főtestület szervezeti egysége (osztály) vagy választott szerve (elnökség)
      • Ha az alárendelt testület neve csak a testület típusát jelöli meg

Ha egy testület neve megváltozik, akkor a testület új testületnek minősül. A régi és az új név közötti kapcsolatra utalni kell.

Földrajzi név, mint besorolási adat

  • A név egésze rendszónak minősül
    Három típusa van:
    • Igazgatási szervek:
      • Országnevek: egységesített neve a magyar nyelvű alakja. Hiányában általában a magyar nyelvű teljes államnevet kell választani.
      • Egyéb igazgatási területek neve: az egységesített név az igazgatási terület eredeti hivatalos nyelvű neve
      • Helyiségnevek: egységesített név a helyiség eredeti hivatalos nyelvű neve
      • Névváltozás esetén a földrajzi hely új helynek minősül. A régi és az új nevet utalóval össze kell kapcsolni.
    • Gazdaság- és természetföldrajzi nevek: egységesített név a hely magyar nyelvű neve. Ha nincs magyar név, akkor az igazgatási hovatartozásának megfelelő hivatalos nyelvű nevet kell választani.
    • Csillagászati nevek: egységesített neve a magyar nevük

A mellőzött nevekről utalót készítünk.

  • Kiegészítő adatok:
    • Földrajzi hely típusa: ha több földrajzi hely neve azonos
      • A helyiségnevek nem kapnak kiegészítő adatot, pl Veszprém
      • Igazgatási területek nevéhez a hely vagy terület típusát jelöljük meg pl. Veszprém (megye)
    • Földrajzi hely hovatartozásának megnevezése akkor kell, ha azonos nevű település több országban is van. Pl. London (Kanada) és London (Nagy-Britannia)

Cím, mint besorolási adat:

  • Nem kell szükségképpen egységesíteni
  • Nem írjuk a cím minden szavát nagybetűvel, csak ha az adott nyelv helyesírása előírja.
  • Nem kell átírni a címben szereplő számokat, rövidítéseket, szimbólumokat
  • A nem latin írásrendű címet transzliterálni kell

Egyszerű cím: az egésze a rendszó része
Összetett cím: a közös cím a rendszó, az összetett cím többi része egyéb címelemnek minősül

  • Könyvek egységesített címe:
    • A mű első kiadásának címe
    • Ókori, középkori szerzők műveinél az eredeti címnek a nemzetközileg elfogadott változata, a címfejben a szerző neve után, második besorolási adat.
    • Ismeretlen szerzőjű ókori, középkori műveknél az eredeti cím elfogadott változata, vagy a magyarra átültetett cím, ez címfejben első besorolási adat
    • Vallások szent könyveinél a magyarra átültetett cím, ez címfejben első besorolási adat
    • Szerzői gyűjtemények címeként a „Művek”, ha a kiadvány főcíme csak a szerző nevére és a gyűjtemény jellegére utal, ez címfejben második besorolási adat.
    • Alaptörvények esetében a megállapodásos cím a melléktételben „Alkotmány”, „Törvény”, „Nemzetközi szerződés”.
    • Kiegészítő adatok: zárójelben kell közölni
      • Fordítás vagy leírt kiadás nyelvének megnevezése
      • A leírt kiadás az eredeti művet nem teljes egészében közli
      • Válogatott szerzői gyűjteményeknél a „Művek”
      • „Alkotmány”, „Törvény” címe mellett a dokumentum keletkezési évének közlése
  • Időszaki kiadványok egységesített címe:
    • Az első részegység címét kell választani
    • Ha egyidejűleg több nyelven is megjelenik, akkor minden nyelvi változat címét közöljük vagy a legkorábban indult kiadás címét választjuk
    • Kiegészítő adatok:
      • Műfaj megnevezése (azonos cím esetén)
      • A kiadványra jellemző testület neve (azonos cím esetén)