„A piacgazdaság működéséhez nélkülözhetetlen, hogy a piac szereplői számára hozzáférhetően döntéseik megalapozása érdekében mind a vállalkozások, mind a nem nyereség-orientált szervezetek vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről és azok alakulásáról alapvetően a múltbeli adatokon alapuló, objektív információk álljanak rendelkezésre.” (Szt. bevezetése).

Ezen információk halmazát a Számviteli törvény a beszámolási kötelezettségben fogalmazza meg A beszámolási kötelezettséghez kapcsolódik a könyvvezetési kötelezettség. „A könyvvezetés az a tevékenység, amikor a gazdálkodó a tevékenysége során előforduló, a vagyoni, pénzügyi, jövedelmi helyzetére kiható eseményekről – e törvényben rögzített szabályok szerint – folyamatosan nyilvántartást vezet és azt a naptári év végével lezárja.” (Számviteli törvény 12 §.)

A könyvvezetésnek két szintjét különböztetjük meg, az analitikus és a szintetikus könyvelést. A szintetikus könyvelésben – főkönyvi könyvelésben – az összes gazdasági esemény jelölő adatain (bizonylatszám, szöveg) és dátumán kívül csak értékadatokat rögzítjük főkönyvi számlákon. Az analitikában egy szűkebb területhez tartozó (pl. a pénzügyi analitikára nem tartozik az értékcsökkenés elszámolása) minden olyan adatot nyilvántartunk, amelyekre bármilyen okból szükségünk lehet. Például a pénzügyi analitikában egy vevőszámla esetében a vevő követeléssel szemben könyvelt árbevételen és a fizetendő ÁFA értékén kívül nyilvántartjuk a partner adatait (cím, adószám, pénzforgalmi jelzőszám), a fizetési módot, a fizetési határidőt, felszámítható késedelmi kamat mértékét. A tárgyi eszköz analitikában a tárgyi eszközök értékén kívül nyilvántartjuk az üzembe helyezés dátumát, a várható használati időt, az értékcsökkenési leírás módját, az értékcsökkenési leírás mértékét illetve kulcsát, a tárgyi eszköz tároló helyét stb. Az analitikus könyvelést röviden részletező szintetikus könyvelést összevont könyvelésnek nevezhetjük. Az analitikus könyvelés adatai feladás útján kerülhetnek a főkönyvi könyvelésbe, ezzel is biztosítva az egyezőséget a két nyilvántartás között.

A pénzügyi és számviteli ügyviteli szoftverek piacán jó néhány olyan program létezik ma már, amely az integrál rendszerekkel ellentétben több önállóan és egymással összhangban is használható programból áll (pl. Cobra Conto)

-         MÉRLEG főkönyvi könyvelési rendszer ( ez a szintetika!)

-     LIKVID: pénzügyi analitika (folyószámla, bank, pénztár, ÁFA nyilvántartás), amelyekhez további programok kapcsolódhatnak (pl. SZÁMLÁZÓ program)

-         ÁLLÓ: tárgyi eszköz analitika

-         ANYAG: készlet analitika

-         BÉR: bérelszámoló program