Könyvvezetés fogalma: (lásd 10. tétel)

Analitikus (részletező) és szintetikus (összevont) könyvelés: (lásd 10. tétel)

A gazdasági eseményeket idősorosan és számlasorosan is könyveljük. Az idősoros könyvelés különböző naplókban történik. A leggyakrabban használt naplók:

-         a banknapló – a bankszámlákat érintő tételek

-         a pénztárnapló – a pénztárakat érintő tételeket

-         a bejövő számlák naplója – a szállító számlák adatait

-         a kimenő számlák naplója – a vevő számlák adatait

-         a vegyes naplók – az egyéb gazdasági eseményeket rögzítik

-         a technikai (passzív) naplókat pedig nyitásra, zárásra használjuk

Számlasoros könyveléskor a főkönyvi számlák kartonjaira történik az adatok „felírása”.

A naplók és a kartonok között egyezőségnek kell lennie.

A főkönyvi számlalap (egy főkönyvi számlát érintő könyvelési tételeket tartalmazza) adatszerkezete:

Törzs adatok:

Főkönyvi szám, főkönyvi számla szövege, napló kód, nyitás dátuma

Forgalmi adatok:

Könyvelés dátuma, gazdasági esemény megnevezése, bizonylat száma és kelte, ellenszámla száma, tartozik illetve követel összeg

A napló (egy naplóhoz tartozó tételeket tartalmazó lista) adatszerkezete:

Törzs adatok:

Napló kód, napló megnevezése, nyitás dátuma

Forgalmi adatok (ugyan az mint a főkönyvi számlalapnál):

Könyvelés dátuma, gazdasági esemény megnevezése, bizonylat száma és kelte, ellenszámla száma, tartozik és követel összeg.

A főkönyvi kivonat (a főkönyvi számlák összesített forgalmát és egyenlegét bemutató lista) adatszerkezete:

-         időszak

-         főkönyvi számla száma és megnevezése

-         halmozott tartozik és követel forgalom

-         tartozik vagy követel egyenleg

A főkönyvi könyvelésben az összes mérleg  (eszköz és forrás) és az összes eredményszámlát (költség, ráfordítás és bevétel) érintő gazdasági eseményt rögzítjük és ez alapján állítjuk össze a beszámolót.

A főkönyvi könyvelés inputjai:

-         Feladások

Elsősorban analitikus rendszerekben könyvelt adatok átvételét jelenti. Abban az esetben, ha a könyvelés több elkülönült helyen történik, a feladás származhat másik főkönyvi rendszerből is. Egy főkönyvi rendszeren belüli feladás az év végi zárás során előállított következő évi nyitó tételek feladása is.

-         Automatikusan előállított tételek

Például számla, ellenszámla átvezetés, csoportos átvezetés (általában a programok az automatikusan előállított tételek esetén igénylik a könyvelő jóváhagyását).

-         Bizonylatok (ha azokat közvetlenül a főkönyvi rendszerben könyveljük)

A gazdasági eseményekről készült dokumentumok. A leggyakrabban előforduló bizonylatok:

Számlák (vevő, szállító)

Bank bizonylatok

Pénztár bizonylatok

Anyag felhasználási bizonylatok

Raktár bevételi, kiadási bizonylat

Bérszámfejtés

Értékcsökkenés elszámolása

Jegyzőkönyvek (pl. aktiválási, selejtezési)