Készletek a Számviteli törvény megfogalmazása szerint a vállalkozási tevékenységet közvetlenül vagy közvetve szolgáló olyan eszközök, amelyek a vállalkozási tevékenységet egy évnél rövidebb ideig szolgálják, rendszerint egyetlen tevékenységi folyamatban vesznek részt, és a tevékenység során változatlan állapotban maradnak. Főkönyvi nyilvántartásukra a 2. számlaosztály szolgál. A főkönyvben csak az érték adatokat, az analitikus nyilvántartásban egyéb adatokat is (pl. mennyiség) nyilvántartunk. (Harmadik nyilvántartási szintként a raktári nyilvántartást említhetjük, ahol csak a mennyiséget vezetjük.)

Az analitikus könyvelés célja a főkönyvi adatok alátámasztása mellett:

·        a készlet szintek mennyiségének és/vagy értékének nyilvántartása,

·        a készletváltozások nyomon követése,

·        készletekkel kapcsolatos költségek nyilvántartása fajtánként, tárolási helyenként (raktáranként) és felhasználási helyenként (költséghelyenként, költségviselőnként).

A készletek csoportosítása:

-         vásárolt készletek

·        anyagok

·        áruk

·        alvállalkozói teljesítmények

·        betétdíjas göngyölegek

-         saját termelésű készletek

·        állatok

·        befejezetlen és félkész termékek

·        késztermékek

A Számviteli törvény szerint: a mérlegben a vásárolt készleteket beszerzési áron vagy átlagos (súlyozott) beszerzési áron, a saját előállítású készleteket előállítási költségen, illet utókalkuláció vagy norma szerint közvetlen önköltségen kell értékelni (kimutatni).

Az azonos fajtájú készletek között gyakori a keveredés. Ha különböző időpontokban eltérő áron történik a beszerzés, és a keveredés miatt az egyedi beszerzési ár nem megállapítható, kérdés, hogy a mérlegben melyik árat szerepeltessük. Értékelési módszerként használhatjuk:

·        Az átlagos (súlyozott) beszerzési árat (összes érték/összes mennyiség)

·        FIFO (first in first out) módszer, amely azt feltételezi, hogy a beszerzés sorrendjében történik a felhasználás

·        HIFO (highest in first out) módszer, amely szerint a legdrágább készleteket használjuk fel előbb. Az óvatosság elvének leginkább megfelelő értékelési forma.

·        Elszámoló ár esetén a nyilvántartás fiktív áron történik, amelyhez a készletérték különbözet (eltérés a beszerzési ártól) is nyilván kell tartani.

A nyilvántartás lehet:

-         A tárolás helye szerint:

·        egy raktáras (egy készletféleség csak egy raktárban található)

·        több raktáras (egy készletféleség több raktárban is megtalálható)

-         Nyilvántartás módja szerint:

·        egyedi (nagy értékű készletek esetén, pl. autó kereskedés)

·        csoportos (azonos tulajdonságú kis értékű készletek esetén)

A nyilvántartást leltárral kell alátámasztani. Ez lehet folyamatos vagy forduló napi, mennyiségi felvétel vagy egyeztetés.

A bizonylatok a gazdasági eseményeket leíró okmányok. A gazdasági eseményeket az alábbi módon csoportosíthatjuk:

-         Készletállományt növeli:

·        Beszerzés (számla /szállító/)

·        STK raktárra vétele (raktári bevételezési jegy)

·        Vevő visszáru (vevő jóváírás /visszáru bizonylat/)

·        Visszavétel felhasználásból (raktár-bevételezési jegy)

·        Átvétel más egységtől (átadás – átvételi bizonylat)

·        Átvétel apportból (apport lista)

·        Átminősítés tárgyi eszközből (átminősítési bizonylat)

·        Leltári többlet (leltárfelvételi bizonylat)

-         Készletállományt csökkenti:

·        Értékesítés (számla /vevő/)

·        Anyagfelhasználás (anyag felhasználási bizonylat)

·        Szállítói visszáru (szállítói jóváírás /visszáru bizonylat/)

·        Leltári hiány (leltárfelvételi bizonylat)

·        Selejtezés (selejtezési jegyzőkönyv)

·        Átadás apportba (apport lista)

·        Átminősítés tárgyieszközzé (átminősítési bizonylat)

A rögzítendő adatok (a bizonylatok alapján)

-         Törzsadatok. Ezeket a program automatikusan beírja vagy egy listáról kiválaszthatjuk. Természetesen a törzskarbantartás során a törzsadatokat fel kell vennünk.

·        Cikktörzs: a készletféleségek adatait tartalmazó adatállomány (cikk kódja, megnevezése, minőségem típusa, mérete, vámtarifaszáma, maximális, minimális készletszint, ,,,)

·        Partner törzs (lásd: pénzügyi analitika)

·        Mennyiségi egység (kód, megnevezés)

·        Mozgásnem (mozgásnem kódja, megnevezése)

·        Számlarend (főkönyvi számla száma, megnevezése, naplókód)

·        Tárolási helyre vonatkozó adatok (szervezeti egység kódja, neve, felelős személy neve, …)

-         Forgalmi (tranzakciós) adatok:

·        a bizonylat száma, kiállításának dátuma

·        a forgalom (gazdasági esemény) dátuma

·        mennyiségi adatok

·        egységár (jöhet a törzsből is)

·        érték

Kimutatások (lekérdezések)

·        Törzslisták

·        Készletnyilvántartó kartonok (forgalom, állomány)

·        Szűrt vagy összevont kimutatások (mozgásnemenként, költséghelyenként, költségviselőnként)

·        Feladás a főkönyv felé.