Az írásbeli kapcsolat

A levél minősíti az íróját.
Címzés: tudnunk kell kinek írjuk a levelet:
  • pontos név
  • név helyesírása
  • címzett beosztása
  • cég pontos, helyes neve

Hivatalos levél kötelező formai jegyei:

Minden esetben feltétlenül kötelezően be kell tartani:
  • küldő cégjelzéses borítéka
  • levélpapírja
  • megszólítás
  • tartalom
  • befejezés
  • köszöntés
  • dátum
  • aláírás

Megszólítás: Tisztelt X. Úr!

Hölgyeknél vezeték és keresztnév X. Y. - né.
Ha a levélíró és a levél címzettje nem ismerik egymást a legkorrektebb a rangon és beosztáson való szólítás.

Levelek megfogalmazása: levélfordulatok ("Örömmel értesítjük...", Sajnálattal közöljük...", Megrendeljük...", Visszaigazoljuk...") használata megfelelő, de legyen egyéni ízük, s a tartalom melletti üzenetük is a leveleknek.
Elutasítás esetén sejtethetjük, hogy a további együttműködés nem kizárt. Levelünk ne legyen megalázkodó vagy leereszkedő hangvételű.

Befejezés: utalnak a levélíró és a  .... viszonyára a kapcsolatuk minőségére. Az illem szabályai megkövetelik az elköszönést, amelynek szintén lehetnek egyéb sugallt tartalmai is ("Mielőbbi válaszát várva...", "őszinte tisztelettel...").

Utóirat: tiszteletlenség, mert az jelölheti, hogy nem tartottuk fontosnak a levél átírását, újbóli megfogalmazását.

Levélírás előtti alapkérdés:

  • kinek,
  • miért, milyen szándékkal
  • milyen minőségben írjuk a levelet.

El kell kerülni a bőbeszédűséget, pontos és érthető legyen a megfogalmazás, de ne vesse el az udvarias szövegformulákat.

Idegen nyelvű levelezés: magas színvonalú nyelvtudást, felkészültséget s a levelezi szabályok ismeretét igényli. Egy rosszul megfogalmazott levél a kapcsolat végét jelentheti, mert magában hordozza az együttműködés félreérthetőségét. Így nem szabad kisstílűnek is lezsernek lenni.

Telefax:  telefonvonalon szöveget és ábrát továbbító rendszer. Mindig levelezést helyettesít, hitelességéből és praktikumából adódóan olykor magasabb értékű, mint egy levél. A levelezés összes szabálya vonatkozik rá. Hozzátartozik egy előzménylevél, amelyen feltüntetjük

  • ki küldi a levelet
  • kinek
  • hány oldalas a küldemény

Válaszadási kötelezettség:

Választ igényel minden olyan levél, amiben kérdést fogalmaznak meg. Ha bennük merülnek fel kérdések egy levél olvasásakor, azokat tisztázni kell. Tényközlő leveleknél illik visszaigazolni azok érkezését.
Lehetőség szerint igyekezzünk minél hamarabb megválaszolni leveleinket. Kérésnél elnézést kérve utalni kell ennek okára.

Meghívók: 

A meghívó tartalma megfeleljen a meghívandó elvárásainak.

  • Program leírása, /konferenciáknál/
  • Elnökség, díszvendégek
  • Előadók pontos neve, szakmai rangja, előadók címe

Elemi kötelezettség közölni a meghívottal, hogy milyen kötelezettséggel jár számára a meghívás. Visszajelzés, hogy elfogadja-e a meghívást, ha a meghívó alján telefon vagy fax szám szerepel. Ha nem kérnek visszajelzést a mi feladatunk elutasítani.
Fogadás, estély alkalmával tájékoztatni kell a meghívottal az estély minőségéről, az elvárható öltözködésről.

Időtartam: a meghívón fel kell tüntetni, hogy az adott esemény mennyi időt vesz igénybe. Ha  -  tól - ig -es időtartamot adnak meg illik ezt betartani. Ha az - ig-et nyitva hagyjuk lehetőség van a programon túli személyes találkozásra. Az időpontok betartása a meghívott és a meghívó számára egyaránt kötelezőek.
Ha rendezvényünk nem a település közismert helyén van, úgy illik tájékoztatást adni a színhely  megközelítési lehetőségeiről pl. egy jól áttekinthető térképvázlat segítségével.