Az adózás rendjéről szóló törvény szerit „Az általános forgalmi ad alanya az általa végzett értékesítésről jogszabály szerint bizonylatot (számla, készpénzfizetési számla, nyugta) állít ki … E bizonylat szigorú számadás alá vont nyomtatványként kell kezelni.” A számlázási program célja e törvényben meghatározott bizonylatok előállítása, esetenként a számlához kapcsolódóan szállítólevél készítése.
A számlán szereplő adatok körét a Számviteli törvény számviteli bizonylatokra vonatkozó előírásai határozzák meg. Az adatok szerkezete, elrendezése a számlán három csoportba osztható: fejléc, tételek, összesítő adatok.
- Fejléc
· a „SZÁMLA” megnevezése
· számla sorszáma (szigorú számadású)
· számla kibocsátó (szállító) adatai: név, cím, adóigazgatási szám, pénzforgalmi jelzőszám
· vevő adatai
· fizetési mód (készpénz, inkasszó, átutalás, …)
· kibocsátás (kiállítás) dátuma
· teljesítés dátuma, helye
· fizetési határidő
- Tételek
· a termék, szolgáltatás adatai: megnevezése, vámtarifa száma, áfa kulcs
· értékesített mennyiség
· egységár
· érték
· esetleges engedmények, felárak, külön felszámított költségek
- Összesítő adatok
· nettó végösszeg
· áfa érték
· bruttó érték
Az adatbevitel során az adatok egy része, elsősorban a törzsadatok a program adataiból származnak automatikusan (pl. a szállító adata, bizonylat száma, számla készítésének dátuma) vagy kiválasztással (pl. törzsvevők adatai, értékesített termék adatai), az adatok másik részét számlát készítő személynek kell rögzítenie (pl. eladott mennyiség, fizetési határidő).
A kiállított számlát alá kell írni, és le kell bélyegezni.
A számlázó program kapcsolódhat a pénzügyi analitika folyószámla és áfa nyilvántartó részéhez, valamint a raktári készleteket kezelő készlet analitikához.
