Az adózás rendjéről szóló törvény szerit „Az általános forgalmi ad alanya az általa végzett értékesítésről jogszabály szerint bizonylatot (számla, készpénzfizetési számla, nyugta) állít ki … E bizonylat szigorú számadás alá vont nyomtatványként kell kezelni.” A számlázási program célja e törvényben meghatározott bizonylatok előállítása, esetenként a számlához kapcsolódóan szállítólevél készítése.

A számlán szereplő adatok körét a Számviteli törvény számviteli bizonylatokra vonatkozó előírásai határozzák meg. Az adatok szerkezete, elrendezése a számlán három csoportba osztható: fejléc, tételek, összesítő adatok.

-         Fejléc

·        a „SZÁMLA” megnevezése

·        számla sorszáma (szigorú számadású)

·        számla kibocsátó (szállító) adatai: név, cím, adóigazgatási szám, pénzforgalmi jelzőszám

·        vevő adatai

·        fizetési  mód (készpénz, inkasszó, átutalás, …)

·        kibocsátás (kiállítás) dátuma

·        teljesítés dátuma, helye

·        fizetési határidő

-         Tételek

·        a termék, szolgáltatás adatai: megnevezése, vámtarifa száma, áfa kulcs

·        értékesített mennyiség

·        egységár

·        érték

·        esetleges engedmények, felárak, külön felszámított költségek

-         Összesítő adatok

·        nettó végösszeg

·        áfa érték

·        bruttó érték

Az adatbevitel során az adatok egy része, elsősorban a törzsadatok a program adataiból származnak automatikusan (pl. a szállító adata, bizonylat száma, számla készítésének dátuma) vagy kiválasztással (pl. törzsvevők adatai, értékesített termék adatai), az adatok másik részét számlát készítő személynek kell rögzítenie (pl. eladott mennyiség, fizetési határidő).

A kiállított számlát alá kell írni, és le kell bélyegezni.

A számlázó program kapcsolódhat a pénzügyi analitika folyószámla és áfa nyilvántartó részéhez, valamint a raktári készleteket kezelő készlet analitikához.